Co to jest faktura online

Dokument elektroniczny o cechach faktury tradycyjnej nazywany jest fakturą online (elektroniczną, e-fakturą). Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej e-dokument został zrównany z papierową wersją, a jego zmiana i nowelizacja nastąpiła w dniu 17 grudnia 2010 roku. To Rozporządzeniem Ministra Finansów reguluje zasady przesyłania faktur online, ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Ponadto w formie elektronicznej można przesyłać też faktury korygujące i duplikaty faktur.

Poprawne wystawienie faktury elektronicznej

Faktura online jest przesyłana bezpośrednio na adres e-mail kontrahenta i nie wymaga to aktualnie uzyskania jego zgody. Konieczne jest przy tym zachowanie odpowiedniego formatu przy wystawianiu takiego dokumentu, aby odbiorca mógł go odtworzyć. Wskazane jest także, aby format utrudniał modyfikację danych. Właśnie dlatego najbardziej zalecanymi formatami są pliki .pdf i .png., zaś z uwagi na możliwość ingerencji w dane nie stosuje się raczej formatów .doc, .odt., .rtf. Elektroniczna faktura nie wymaga podpisu, jednak musi zawierać następujące dane:

  • data wystawienia,
  • numer identyfikujący fakturę,
  • nazwa bądź imię i nazwisko każdej ze stron,
  • numer identyfikacyjny (po nim nabywca towarów i/lub usług jest identyfikowany do celów podatkowych),
  • nazwa towaru lub usługi,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi (jeżeli jest określona i odmienna od daty wystawienia faktury),
  • stawka podatku,
  • cena jednostkowa za towar lub usługę (bez podatku),
  • kwota wszystkich rabatów (jeżeli nie uwzględniła ich jednostkowa cena netto),
  • wartość dostarczonych towarów bądź zrealizowanych usług (bez podatku),
  • sumę kwot sprzedaży netto z uwzględnieniem sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku,
  • wartość podatku od sumy kwoty sprzedaży netto, z uwzględnieniem wartości dotyczących poszczególnych stawek podatku.
  • kwota ogółem.

E-fakturę można wysłać w wiadomości e-mail jako załącznik w odpowiednim – o czym wspominano wyżej – formacie. Przekazanie elektronicznego dokumentu wiąże się z tym, że Sprzedający bądź osoba trzecia przez niego upoważniona do wystawania e-faktur przesyła je bądź udostępnia Nabywającemu, z kolei Nabywający przesyła bądź udostępnia dokument online Sprzedającemu mając na względzie zasady wynikające z wyboru tej formy. W przypadku, gdy fakturę online wystawia organ egzekucyjny lub komornik wykonujący czynności egzekucyjne, to dokument elektroniczny przesyłany jest lub udostępniany Nabywającemu oraz dłużnikowi.

Terminy związanie z e-fakturą

Co do zasady wystawienie faktury online (podobnie jak tradycyjnej) powinno nastąpić nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar bądź zrealizowano usługę. W przypadku, gdy całość lub część zapłaty Sprzedawca otrzymał przez wydaniem towaru lub wykonaniem usługi ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał zapłatę.

W przepisach prawnych nie istnieją zapisy określające szczegółowo moment wystawienia oraz odbiory faktury online. Wobec tego przyjęte jest traktowanie chwili wygenerowania pliku faktury w formie, która trafi do Odbiorcy za moment wystawienia faktury. Nie ma przy tym obowiązku – jak jest to w przypadku wersji papierowej –wystawiania dokumentu w dwóch egzemplarzach. Sprzedający jest jednak zobowiązany do przechowywania faktury w dokumentacji przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku, do celów kontroli organów podatkowych. Dokumenty mogą być przechowywane w wersji elektronicznej, a istotne znaczenie ma także gwarancja szybkiego udostępnienia.

Korzystne aspekty stosowania faktur online

Od momentu, w którym e-faktury zostały prawnie zrównane z tradycyjnym formatem wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z wersji elektronicznej. Wynika to z licznych zalet, a do najważniejszych należy zaliczyć:

  • oszczędność czasu i finansów – zrezygnowanie z papierowej wersji faktur oznacza dla Sprzedającego niższe koszty związane z drukowaniem i wysyłaniem pocztą dokumentów. Ogranicza to wydatki na papier firmowy, koperty, znaczki, tusze, itp. Jednocześnie zmniejsza koszty związane z przechowywaniem dokumentacji, co można czynić w formie elektronicznej, zamiast tradycyjnych wydruków. Ponadto Sprzedający nie traci czasu na drukowanie oraz czynności związane z wysyłką dokumentów pocztą bądź kurierem.
  • proekologiczne zachowanie – zmiana tradycyjnych druków na wysyłkę elektroniczną oznacza ogromne ograniczenia w zużyciu papieru, co stanowi proekologiczne zachowanie. Pozytywnie wpływa to na wizerunek firmy .
  • sprawniejszy obieg dokumentów – faktura wysyłana i przechowywana w formie elektronicznej nie wymaga czynności tj. kopiowanie, skanowanie, wysyłanie pocztą. Można ją w jednej chwili przekazać do działu księgowości, który ma też ułatwiony dostęp do wszystkich dokumentów w takiej formie. Jednocześnie ograniczone jest ryzyko nieopłacenia faktury z powodu jej niedostarczenia drogą pocztową – zmniejsza to ryzyko przeterminowania dokumentów.
  • wygodna obsługa – w zakresie informacji, które powinny znaleźć się na fakturze online oraz w kwestii terminów, wersja elektroniczna nie odbiega niemal od tradycyjnej. Ponadto odnośnie e-faktur wprowadzona została domniemana zgoda na otrzymywanie dokumentów w wersji elektronicznej. Przepis zakłada bowiem, że do momentu, a w którym Odbiorca nie wyrazi sprzeciwu, można przekazywać mu faktury przez e-mail.

Napisz do nasToggle navigation

Uwaga: wysłanie wiadomości oznacza jednocześnie zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach obsługi zapytania.