MagFirma – Najlepszy program do faktur

Co to jest faktura VAT

Sunrise — Tue, 13 Feb 2018 10:42:13 +0000

Dokument potwierdzający zawarcie transakcji – tak w dużym skrócie można określić czym jest faktura VAT. Bardziej szczegółowo podchodząc do tego zagadnienia należy zauważyć, że jest to rachunek dokumentujący sprzedaż produktów bądź usług na rzecz innego przedsiębiorstwa bądź organizacji. Ponadto faktura VAT może być wystawiona na osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej – jednak dopiero na jej życzenie. Należy przy tym pamiętać, że jest to również jeden z istotniejszych dokumentów podatkowych – co definiuje ustawa z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Kto może wystawić fakturę VAT?

zarejestrowani podatnicy VAT, mający czynny udział w sprzedaży na rzecz firmy;
podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Podstawowe dane faktury

Dla zagwarantowania ważności tego dokumentu istotne znaczenie ma zamieszczenie w nim określonych danych, a mianowicie:

numer dokumentu i daty wystawienia;
dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, imię i nazwisko, nazwa, adres),
dokładna data dokonania bądź zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (tylko, gdy różna jest od daty wystawienia faktury),
nazwa towaru lub usługi,
ilość towaru lub zakres usługi,
jednostkową cenę towaru lub usługi (netto),
całościową wartość towarów lub usług (netto),
całościową wartość towarów lub usług (netto) z uwzględnieniem podziału na elementy objęte i nieobjęte podatkiem,
wysokość podatku od sumy wartości netto (uwzględniając wszystkie stawki podatkowe),
stawki podatkowe,
wysokość kwoty rabatów,
kwota należności ogółem.

Artykuł Co to jest faktura VAT pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Co to jest faktura online

Sunrise — Tue, 13 Feb 2018 10:41:26 +0000

Dokument elektroniczny o cechach faktury tradycyjnej nazywany jest fakturą online (elektroniczną, e-fakturą). Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej e-dokument został zrównany z papierową wersją, a jego zmiana i nowelizacja nastąpiła w dniu 17 grudnia 2010 roku. To Rozporządzeniem Ministra Finansów reguluje zasady przesyłania faktur online, ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Ponadto w formie elektronicznej można przesyłać też faktury korygujące i duplikaty faktur.

Poprawne wystawienie faktury elektronicznej

Faktura online jest przesyłana bezpośrednio na adres e-mail kontrahenta i nie wymaga to aktualnie uzyskania jego zgody. Konieczne jest przy tym zachowanie odpowiedniego formatu przy wystawianiu takiego dokumentu, aby odbiorca mógł go odtworzyć. Wskazane jest także, aby format utrudniał modyfikację danych. Właśnie dlatego najbardziej zalecanymi formatami są pliki .pdf i .png., zaś z uwagi na możliwość ingerencji w dane nie stosuje się raczej formatów .doc, .odt., .rtf. Elektroniczna faktura nie wymaga podpisu, jednak musi zawierać następujące dane:

data wystawienia,
numer identyfikujący fakturę,
nazwa bądź imię i nazwisko każdej ze stron,
numer identyfikacyjny (po nim nabywca towarów i/lub usług jest identyfikowany do celów podatkowych),
nazwa towaru lub usługi,
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi (jeżeli jest określona i odmienna od daty wystawienia faktury),
stawka podatku,
cena jednostkowa za towar lub usługę (bez podatku),
kwota wszystkich rabatów (jeżeli nie uwzględniła ich jednostkowa cena netto),
wartość dostarczonych towarów bądź zrealizowanych usług (bez podatku),
sumę kwot sprzedaży netto z uwzględnieniem sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku,
wartość podatku od sumy kwoty sprzedaży netto, z uwzględnieniem wartości dotyczących poszczególnych stawek podatku.
kwota ogółem.

E-fakturę można wysłać w wiadomości e-mail jako załącznik w odpowiednim – o czym wspominano wyżej – formacie. Przekazanie elektronicznego dokumentu wiąże się z tym, że Sprzedający bądź osoba trzecia przez niego upoważniona do wystawania e-faktur przesyła je bądź udostępnia Nabywającemu, z kolei Nabywający przesyła bądź udostępnia dokument online Sprzedającemu mając na względzie zasady wynikające z wyboru tej formy. W przypadku, gdy fakturę online wystawia organ egzekucyjny lub komornik wykonujący czynności egzekucyjne, to dokument elektroniczny przesyłany jest lub udostępniany Nabywającemu oraz dłużnikowi.

Terminy związanie z e-fakturą

Co do zasady wystawienie faktury online (podobnie jak tradycyjnej) powinno nastąpić nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar bądź zrealizowano usługę. W przypadku, gdy całość lub część zapłaty Sprzedawca otrzymał przez wydaniem towaru lub wykonaniem usługi ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej w terminie do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał zapłatę.

W przepisach prawnych nie istnieją zapisy określające szczegółowo moment wystawienia oraz odbiory faktury online. Wobec tego przyjęte jest traktowanie chwili wygenerowania pliku faktury w formie, która trafi do Odbiorcy za moment wystawienia faktury. Nie ma przy tym obowiązku – jak jest to w przypadku wersji papierowej –wystawiania dokumentu w dwóch egzemplarzach. Sprzedający jest jednak zobowiązany do przechowywania faktury w dokumentacji przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku, do celów kontroli organów podatkowych. Dokumenty mogą być przechowywane w wersji elektronicznej, a istotne znaczenie ma także gwarancja szybkiego udostępnienia.

Korzystne aspekty stosowania faktur online

Od momentu, w którym e-faktury zostały prawnie zrównane z tradycyjnym formatem wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z wersji elektronicznej. Wynika to z licznych zalet, a do najważniejszych należy zaliczyć:

oszczędność czasu i finansów – zrezygnowanie z papierowej wersji faktur oznacza dla Sprzedającego niższe koszty związane z drukowaniem i wysyłaniem pocztą dokumentów. Ogranicza to wydatki na papier firmowy, koperty, znaczki, tusze, itp. Jednocześnie zmniejsza koszty związane z przechowywaniem dokumentacji, co można czynić w formie elektronicznej, zamiast tradycyjnych wydruków. Ponadto Sprzedający nie traci czasu na drukowanie oraz czynności związane z wysyłką dokumentów pocztą bądź kurierem.
proekologiczne zachowanie – zmiana tradycyjnych druków na wysyłkę elektroniczną oznacza ogromne ograniczenia w zużyciu papieru, co stanowi proekologiczne zachowanie. Pozytywnie wpływa to na wizerunek firmy .
sprawniejszy obieg dokumentów – faktura wysyłana i przechowywana w formie elektronicznej nie wymaga czynności tj. kopiowanie, skanowanie, wysyłanie pocztą. Można ją w jednej chwili przekazać do działu księgowości, który ma też ułatwiony dostęp do wszystkich dokumentów w takiej formie. Jednocześnie ograniczone jest ryzyko nieopłacenia faktury z powodu jej niedostarczenia drogą pocztową – zmniejsza to ryzyko przeterminowania dokumentów.
wygodna obsługa – w zakresie informacji, które powinny znaleźć się na fakturze online oraz w kwestii terminów, wersja elektroniczna nie odbiega niemal od tradycyjnej. Ponadto odnośnie e-faktur wprowadzona została domniemana zgoda na otrzymywanie dokumentów w wersji elektronicznej. Przepis zakłada bowiem, że do momentu, a w którym Odbiorca nie wyrazi sprzeciwu, można przekazywać mu faktury przez e-mail.

Artykuł Co to jest faktura online pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Czy trzeba umieszczać PKWiU na fakturach

@Magfir — Sun, 22 Nov 2015 16:32:52 +0000

Aktualnie nie ma obowiązku umieszczania symboli PKWiU na każdej fakturze. Należy jednak podać podstawę prawną zwolnienia z VAT w przypadku towarów i usług zwolnionych z tego podatku. Informacją będzie właściwy przepis ustawy o VAT, przepis rozporządzenia wykonawczego czy przepis właściwej dyrektywy UE w sprawie VAT. Można w takim przypadku także wskazać właściwy symbol PKWiU danego towaru lub usługi.

Co to jest PKWiU ?

PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) to klasyfikacja wszystkich towarów i usług, które są w obrocie na rynku. Stworzona została na potrzeby statystyk i jest stosowana między innymi w rejestrach urzędowych i systemach informacyjnych administracji publicznej. Służy między innymi do ustalania prawidłowej stawki VAT i zwolnienia z podatku.

Przydatny link: Klasyfikacje Głównego Urzędu Statystycznego http://stat.gov.pl/Klasyfikacje/

Artykuł Czy trzeba umieszczać PKWiU na fakturach pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Administrator lub użytkownik

@Magfir — Fri, 20 Nov 2015 00:14:46 +0000

Użytkownikom Twojego konta możesz nadać uprawnienia Administrator lub Użytkownik (pracownik). Od tego zależy co będą mogli w systemie zrobić. Pierwszy użytkownik, który zarejestruje konto z automatu ma przypisaną rolę Administrator. Każdy następny może być także administratorem i korzystać ze wszystkich opcji zarządzania kontem, albo może być użytkownikiem i korzystać z konta w zakresie podstawowych opcji.

Administrator – zarządza profilem „Moja firma”, zarządza ustawieniami systemowymi konta firmy, zarządza użytkownikami (pracownikami), dodaje i edytuje dane, tworzy i modyfikuje dokumenty, może usunąć kontrahenta, produkt lub ostatnie dokumenty.

Użytkownik (pracownik) – dodaje i edytuje dane, tworzy i modyfikuje dokumenty, może usunąć tylko ostatni dokument.

Każdy użytkownik o uprawnieniach administratora może korzystać z uprawnień administratora konta i użytkownika konta. Nie ma więc potrzeby, abyś jako administrator swojego konta musiał posiadać dwa loginy, do administrowania i bieżącej pracy, możesz wszystko zrobić z jednego poziomu.

Zobacz listę innych funkcji systemu

Artykuł Administrator lub użytkownik pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Jakie elementy powinna zawierać faktura ?

@Magfir — Thu, 19 Nov 2015 00:15:20 +0000

W znowelizowanym rozporządzeniu w sprawie faktur określone zostały elementy, jakie powinna zawierać faktura. W porównaniu do wcześniejszych regulacji wprowadzono kilka istotnych zmian.
Od dnia 1 stycznia 2013 r. faktura powinna zawierać elementy:
1) datę jej wystawienia,
2) kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy o VAT – numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony kodem PL,
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy – numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego,
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
10) kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
12) stawkę podatku,
13) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
15) kwotę należności ogółem.

Od 2013 r. nie ma obowiązku oznaczania faktur określeniem FAKTURA VAT.

Od 2013 r. nie ma obowiązku umieszczania na fakturach dokumentujących nabycie paliw numeru rejestracyjnego samochodu.

Od 2013 r. nie ma obowiązku umieszczania na fakturach adnotacji „Faktura VAT-MP”, „Faktura VAT-marża” oraz informacji, że podatek VAT rozlicza nabywca.

Wprowadzono obowiązek podania danych wynikających z art. 226 dyrektywy w sprawie VAT, czyli wyrazów: „metoda kasowa”, „samofakturowanie”, „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki”, „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”, czy „odwrotne obciążenie”.

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatnika zwolnionego podmiotowo lub przedmiotowo z VAT, na fakturze należy wskazać:
– przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
– przepis, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług.

W fakturach elektronicznych istotną zmianą jest znaczące ułatwienie otrzymania zgody kontrahenta na ich otrzymywanie. Już nie jest konieczne posiadanie pisemnej zgody kontrahenta na otrzymywanie faktur elektronicznych. Jeżeli kontrahent zapłaci należność z e-faktury, oznacza to jego domniemaną zgodę na otrzymywanie tego rodzaju dokumentów.

Artykuł Jakie elementy powinna zawierać faktura ? pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Termin wystawienia faktury

@Magfir — Wed, 18 Nov 2015 23:37:24 +0000

Od stycznia 2014 r. nastąpiła zmiana co do terminu w jakim należy wystawiać fakturę. Nowy art. 106i ust. 1 Ustawy o VAT reguluje, że fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Zatem czas na wystawienie faktury wg zasady ogólnej uległ znacznemu wydłużeniu.

Wcześniej obowiązek podatkowy powstawał z chwilą jej wystawienia, nie później jednak niż w 7 dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Artykuł Termin wystawienia faktury pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Tagi czyli własne cechy

@Magfir — Wed, 18 Nov 2015 21:51:29 +0000

Wszystkie moduły są wyposażone w Tagi czyli znaczniki lub inaczej słowa kluczowe, którymi możesz opisać lub pogrupować wszystkie swoje dane. Oczywiście Tagów możesz wprowadzić więcej niż jeden, dzięki czemu możesz grupować lub oznaczać swoje dane jednocześnie wg kilku kategorii.

W oparciu o wprowadzone Tagi będziesz mógł filtrować swoje dane, a więc szybko uzyskać listę danych spełniających dany warunek.

Przykładowo dla towaru „Buty” Tagami mogą być: Męski, Skórzany, Brązowy, Półbut.

Zobacz listę innych funkcji systemu

Artykuł Tagi czyli własne cechy pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Własne logo na fakturze

@Magfir — Tue, 27 Oct 2015 22:59:25 +0000

Możesz wczytać swoje pliki graficzne i przypisać je do konta Twojej firmy. Nagłówek graficzny będzie drukowany na fakturze, a logo będzie ozdabiało profil Twojej firmy.

Nagłówek graficzny na fakturze będzie się pojawiał w górnej części strony oraz będzie automatycznie przeskalowany tak aby zmieścił się na szerokość. Zanim wydasz fakturę ze swoim nagłówkiem, zrób wydruk kontrolny i sprawdź czy Tobie odpowiada.

Logo graficzne posłuży Ci do oznaczenia Twojego konta w systemie. Panel programu możesz uzupełnić o logo Twojej firmy oraz dobrać kolorystykę odpowiadającą Twojej firmie.

Powyższe ustawienia są opcjonalne. Ustawisz je w opcji „Moja firma”. Opcja jest dostępna dla użytkownika o uprawnieniach administratora. Plik graficzny powinien być w formacie PNG o rozmiarze nieprzekraczającym 10 MB.

Zobacz listę innych funkcji systemu

Artykuł Własne logo na fakturze pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Faktury przez e-mail

@Magfir — Tue, 27 Oct 2015 22:59:01 +0000

Faktury możesz wysyłać do kontrahenta e-mailem wprost z systemu. Nie musisz mieć żadnego dodatkowego programu do obsługi poczty e-mail. Wiadomość jest tworzona online wprost z Twojego konta i w załączniku posiada wystawiony przez Ciebie dokument. Przed wysłaniem system zawsze spyta o potwierdzenie e-mail adresata, wówczas możesz adres wpisać ręcznie lub zatwierdzić domyślny z kartoteki kontrahenta.

Domyślny adres e-mail Twojego kontrahenta wpiszesz w jego danych kontaktowych. Jest tam przygotowane odpowiednie pole. Jeśli wpiszesz adres, będzie on zawsze proponowany jako domyślny podczas wysyłania Faktury.

Wiadomość, która zostanie wysłana, zawiera informację o nazwie Twojej firmy oraz o numerze przesyłanego dokumentu. Dokument jest automatycznie załączany zawsze w formacie PDF.

UWAGA: Przed wysłaniem w taki sposób pierwszej faktury do swojego kontrahenta uprzedź go o tym i uzgodnij taką formę dostarczania dokumentów, w przeciwnym razie może on nie rozpoznać, że wiadomość jest od Ciebie.

Zobacz listę innych funkcji systemu

Artykuł Faktury przez e-mail pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.

Powiązania dokumentów

@Magfir — Tue, 27 Oct 2015 22:58:41 +0000

Dokumenty mogą być są ze sobą powiązane lub nie. Fakturę Pro forma można zrealizować do Faktury z dowiązaniem lub pozostawić do wielokrotnej realizacji. Różnica jest taka, że dowiązanie połączy na stałe oba dokumenty w parę i drugi raz tej proformy nie zrealizujesz. Natomiast brak dowiązania umożliwi wielokrotne realizowanie tej samej proformy (np. jeśli chcesz ją traktować jako wzorzec).

Powiązanie dokumentów dla Faktury Pro forma i Faktury jest opcjonalne. Natomiast w przypadku Faktury i Faktury korygującej powiązanie jest już obligatoryjne (obowiązkowe). Wystawienie korekty do faktury powoduje, że każda kolejna korekta będzie wystawiana do poprzedniej, co daje ciągłość operacji przed korektą i po korekcie. System jest więc wyposażony w mechanizm „korekta do korekty” i kontroluje powiązania dokumentów.

Zobacz listę innych funkcji systemu

Artykuł Powiązania dokumentów pochodzi z serwisu MagFirma - Najlepszy program do faktur.